گندم همان اتوماسیون اداری سیماست که از چند زیرسیستم اصلی و دهها سرویس و امکان کاربری تشکیل شده است. در ادامه، هر زیرسیستم و هر سرویس را جداگانه معرفی کردهایم.
زیرسیستمهای اصلی
زیرسیستم گردش کار محل اصلی کار روزمرهی کاربران است: ایجاد مکاتبات، تعیین گردشکارِ نامه، مشاهدهی گردشکار و سابقهی ویرایش سند، جستجو روی مکاتبات و اسناد، و گزارشگیری. داشبورد مدیریتی نیز در همین زیرسیستم قرار دارد.
این بخش برای کار دبیرخانهها طراحی شده است: ثبت نامههای اداری در دفاتر وارده و صادره (به تفکیک) یا شمارهدهی بهصورت مرکزی، و مدیریت مکاتبات برونسازمانی از مسیرهای فکس، ارتباطات بینسازمانی، ECE و ایمیل.
تنها کاربر ادمین به این زیرسیستم دسترسی دارد. مهمترین کاربرد آن تعریف کلیه موجودیتهای درون یک مجموعه — سازمانها، واحدها، عناوین و پرسنل — تعیین روابط میان آنها، و تعیین مجوزها و سطوح دسترسی پرسنل در اتوماسیون اداری است.
الگوی نامه همان قالببندی صفحه یا layout نامه است. هر سند در اتوماسیون یک الگوی مشخص دارد که هنگام نگارش سند جدید، به شکل الگوی پیشفرض یا الگوی انتخابی کاربر تعیین میشود. هنگام چاپ نیز امکان تنظیم مجدد الگو و مشاهدهی پیشنمایش وجود دارد.
امکانات و سرویسها
امکاناتی که روی زیرسیستمهای اصلی سوار میشوند و بسته به نیاز سازمان فعال یا سفارشیسازی میگردند.
پس از دریافت مکاتبه از هر یک از مسیرهای زیر، فایل دریافتی در دستهبندی «نامه وارده» قرار میگیرد و مانند سایر نامههای وارده ثبت و گردش داده میشود.
پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات، یک استاندارد ایرانی که تبادل نامه میان سازمانهایی با اتوماسیونهای متفاوت را ممکن میکند؛ دو فایل XML (اطلاعات نامه و رسید) ساخته و به پست الکترونیکی گیرنده ارسال میشود.
امکان برقراری ارتباط با وبسرویس شبکه دولت فراهم شده است تا سازمانهای دولتی بتوانند مکاتبات بینسازمانی خود را از طریق شبکه ملی انجام دهند.
دسترسی مستقیم کاربران به ارسال و دریافت نامه از طریق پست الکترونیک، در محیطی یکپارچه. قابل اتصال به انواع میلسرورها از جمله Yahoo، Gmail و Exchange Server.
ارسال، دریافت و مدیریت فکس بدون نیاز به دستگاه فکس یا کاغذ. ارتباط یکپارچه با یک بار احراز هویت برقرار میشود و فکسهای وارده مانند سایر نامهها در اتوماسیون به گردش درمیآیند.
اطلاعرسانی سریع و آسان به کاربر از طریق پیامک، برای مواردی مانند:
سیستم بایگانی با هدف سازماندهی، مدیریت و نگهداری اسناد مهم سازمانی ایجاد شده و در سازمانهایی که از شکل کاغذی به الکترونیکی تغییر کردهاند اثربخشی خود را اثبات کرده است.
سیستمهای آرشیو الکترونیک، تحولی مهم در حفظ و ذخیرهسازی اسناد بهشمار میروند. تمامی امکانات برنامه مانند چاپ نامهها و جستجو در حالت آرشیو نیز در دسترس است؛ تنها نامههای آرشیوشده قابل ویرایش نیستند.
شناسه ملی سند، از ترکیب برخی مشخصات سند (شماره نامه، تاریخ و ساعت ثبت، شناسه یکتای عمومی) در قالب بارکد دوبعدی ساخته میشود و به هر مکاتبه بهطور منحصربهفرد تخصیص مییابد. استفاده از آن برای تمام مکاتبات دولتی اجباری است.
امکان ذخیرهی محتوای نامه به شکل رمزگذاریشده در پایگاه داده، برای حفاظت در برابر دسترسی غیرمجاز. متن هنگام نمایش در رابط کاربری بدون رمزنگاری درج میشود و امکاناتی در بخش جستجوی کامل در نظر گرفته شده تا کاربران بتوانند میان این نامهها جستجو کنند.
ابزاری برای ثبت دیجیتال فرآیندهای دستی؛ نوشتن دستی روی صفحهنمایش لمسی و ذخیرهسازی آن در پایگاه داده.
سیستم احراز هویتی که کاربر را با یک بار ورود به تمام سامانههای متصل دسترسی میدهد.
صفحهی داشبورد شامل خبرنامهها (مرکزی، سازمانی، رفاهی)، فهرست کارهای روزانه و یادداشتها است. مهمترین بخش آن نمایش آماری مکاتبات بهشکل گراف و عدد است — مثلاً کل مکاتبات ارسالی در یک بازه، مکاتبات جدید، و مکاتباتی که نیاز به اقدام دارند.
بخشهای جداگانه برای نمایش گردش کار بهصورت جدولی و گرافی، شامل اطلاعات افراد، اقدامات انجامشده، زمانها و توضیحات ارسال. این بخشها بر اساس نیاز هر سازمان قابل سفارشیسازی دقیق هستند.
جستجوهای متعدد با انواع مختلف در بخشهای گوناگون سامانه، بههمراه گزارشگیری و ثبت لاگ در هر زیرسیستم، تا فرآیند انجام کارها و نتیجهی بهدستآمده قابل بررسی باشد — از مکاتبات و فعالیت پرسنل تا چارت سازمانی و رویدادهای سیستم.
خودکارسازی فرآیندهای نامه و سایر فرآیندها، با یا بدون وبسرویس، بههمراه انتقال داده با سیستمهای دانشگاهی و دولتی.
خدمات گسترده در زمینهی بانکهای اطلاعاتی برای سازمانهای دولتی و خصوصی: بهینهسازی دسترسی به دادهها، مدیریت کوئریها برای بهبود سرعت گزارشها، و انتقال داده میان سامانههای مختلف — با درصد دادههای انتقالیافته که معمولاً بالای ۹۵٪ ثبت شده است.
نرمافزاری که روی یک سرور ذخیره میشود و کاربر از طریق مرورگر وب به آن دسترسی دارد؛ شامل کلیه فرآیندهای مربوط به مستندات، مکاتبات، پیامهای الکترونیک و سایر شکلهای ارتباطات اداری.
بهدلیل واکنشگرا بودن، آمادهی نصب و استقرار در بستر سازمانهاست. کاربران میتوانند کاربران مجاز چارت سازمانی را ببینند و با آنها مکاتبه کنند، و پیامهای ارسالی از اتوماسیون را بدون نیاز به رایانهی شخصی مشاهده و پاسخ دهند. سیاست دسترسی موبایل میتواند محدودتر از نسخهی رایانه باشد.
توانایی تطبیق رابط کاربری با ابعاد مختلف صفحههای نمایش.
کارشناس ما یک فضای آزمایشی راهاندازی میکند و سناریوی مکاتبات سازمان شما را داخل گندم اجرا میکند.